جــــامـــعــة ســـومـــر
UNIVERSITY OF SUMER
قسم الدراسات والتخطيط والمتابعة

قسم الدراسات والتخطيط والمتابعة

مبررات التأسيس:

     تحديد الاتجاه المستقبلي العلمي والإداري والتربوي في المؤسسات العلمية وذلك من خلال تجسيد مجموعة من القرارات والممارسات الإدارية التي تبين الأداء الأفضل للمؤسسة العلمية ورسم الاستراتيجيات المتوافقة مع تحديات العصر.

أهداف القسم:

أولا: متابعة التعرف على الاحتياجات المستقبلية للكليات والأقسام من خلال التوسعات في استحداث كليات وأقسام علمية والعمل على جدولة هذه الاحتياجات وتحديد متطلباتها من مباني وتجهيزات.

ثانيا: توضيح العلاقة الترابطية بين المخطط والمراد التخطيط إليه في مجال الدراسة والتطبيق بغية النهوض بمستوى علمي أفضل.

ثالثا: إيضاح الأهداف التطويرية التي يسعى لها قسم الدراسات والتخطيط والمتابعة في تحديد مجالات الإبداع التنظيمي.

أهداف القسم بالنسبة إلى الجامعة:

 أولا: معرفة المعايير العامة التي تستعمل في القيام بالتخطيط والمتابعة ومراقبة الأداء لغرض تقويمه ووضع البرمجيات المتوافقة مع الإمكانيات العلمية بغية رفع المستوى العلمي والنهوض بما يتناسب ومعطيات المرحلة الراهنة.

ثانيا: يعد قسم الدراسات والتخطيط والمتابعة نقطة الانطلاق الأولى في إدارة المعرفة ومواكبة التطورات العلمية.

ثالثا: تعديل الانحرافات الحاصلة في التنفيذ لكافة الأقسام العلمية للخطط الموضوعة لها من خلال عملية المتابعة ومقارنة الأداء الحالي بالأداء المسبق وتخطيط الأداء المستقبلي لها.

مهام و واجبات القسم 

يتولى هذا القسم القيام بالمهام و الواجبات الآتية :

1-  إعداد التقارير المتعلقة  بالدراسات و التخطيط على الصعيد الجامعي و الإحصائيات  الخاصة بالتدريسيين و الطلبة والموظفين.

2-  تنظيم قاعدة بيانات عن أنشطة و أعمال القسم.

3-  استلام مقترحات استحداث الكليات و الأقسام العلمية واعداد الدراسات اللازمة ورفعها الى الوزارة .

4-  إعداد الخطط الجامعية على المدى القصير و المتوسط و البعيد.

5-  إعداد التقارير الإحصائية الخاصة بأعداد التدريسيين و الفنيين و الموظفين و الطلبة .

6-  تحرير المراسلات التي تخص عمل القسم و أنشطته المختلفة و تسجيلها في السجلات وحفظها في الأضابير الخاصة بها .

7-  تعميم المراسلات الواردة إلى القسم على الكليات و الأقسام ومتابعة ما يترتب عليها من أثار.

8-   أية مهام أخرى يكلف بها من قبل المساعد العلمي أو رئيس الجامعة ذات العلاقة بأنشطة و واجبات القسم .

و يتكون القسم من الشعب الآتية :

  1. شعبة الدراسات والتخطيط
  2. شعبة الإحصاء.
  3.   شعبة قاعدة البيانات.
  4. شعبة تأهيل وتوظيف ومتابعة الخريجين.

 

أولاً: شعبة  الدراسات والتخطيط .

 

مهام وواجبات الشعبة :-

  • أعداد الخطة العلمية السنوية للجامعة ومتابعة تنفيذها
  • اعداد الهيكل التنظيمي في تشكيلات الجامعة وتنظيم الخرائط التنظيمية له.
  • أعداد وتنظيم الملاك العلمي والفني والاداري وفق الضوابط والأسس الرسمية المعتمدة في استمارات الهيكلية التنظيمية ( العلمية – الفنية – الإدارية ) لتشكيلات الجامعة وإرسالها إلى الوزارة.
  • أعداد الدليل الخاص بجامعة  .

ثانياً : شعبة الاحصاء .

مهام وواجبات الشعبة:-

  • الإحصاء الجامعي لتشكيلات الجامعة وتزويد الوزارة بتقرير مفصل وحسب جداول معدة لذلك سنويا .
  • أعداد التقرير السنوي للجامعة .
  • اعداد تقرير الادارة .

ثالثاً : شعبة قاعدة البيانات .

تعد شعبة قاعدة البيانات حلقة وصل بين قواعد البيانات في الكليات وأقسام الرئاسة و تقدم آرائهم واحتياجاتهم الإدارية للسيد المساعد العلمي ، و هي شعبة فنية تدعم عملها باستخدام البرمجيات المتخصصة لإدامة و تحديث قواعد بيانات الموارد البشرية في الجامعة .

المهام التي تقوم بها الشعبة :

  1.  أعداد قاعدة بيانات خاصة بمنتسبي الجامعة كافة وتشكيلاتها و إدخال البيانات على برامج خاصة على الحاسوب .

وتتضمن :

  • قاعدة بأسماء التدريسيين والموظفين تضم الاسم والجنسية والجنس والتخصص العام والدقيق ، تاريخ الولادة، تاريخ التعيين، الشهادة والدرجة العلمية وتاريخ الحصول عليها ، المنصب الجامعة والدولة المانحة للشهادة.
  • إعداد التدريسيين حسب الكلية والقسم والجنس والشهادة واللقب العلمي والدولة المانحة للشهادة.
  • قاعدة بأسماء التدريسيين مع اطاريحهم ورسائلهم وأسماء المشرفين عليها والقسم المانح لها.
  • إرسال التغيرات التي تطرأ على أعضاء الهيئة التدريسية من تغيير شهادة أو لقب علمي أو تعيين أو تقاعد أو استقالة أو تغيير منصب أو إجازات طويلة إلى الوزارة لكل شهر.
  • أسماء وإعداد المحاضرين.

    2-  أعداد التقارير الإحصائية الخاصة بمركز الجامعة وكلياتها ومراكزها و تحديد جهة انتساب موظفي الجامعة وتشكيلاتها .

3-تدقيق جميع الاستمارات الخاصة بنظام التدريسيين والموظفين ومتابعتها.

4-إعداد الندوات الشهرية مع ممثلي قواعد البيانات في كليات وأقسام الجامعة للتعاون والتنسيق لإنجاز إعمالها.

  1. تقديم المشورة الفنية والتحليلية لمصممي أنظمة قواعد البيانات مثل  نظام الموظفين والتدريسيين وتقديم المقترحات في تصميم قاعدة البيانات والبرامج والتقارير والإحصائيات التي تحتاجها الجامعة ووزارة التعليم العالي.
  2. تطوير وتحديث النظام في الجامعة فيما يتعلق بإدارة الموارد البشرية.

 

رابعاً : شعبة تأهيل وتوظيف ومتابعة الخريجين .

تهدف الشعبة  الى مساعدة خريجي جامعتنا بكافة تخصصاتهم في تعظيم قدراتهم العلمية والعملية والشخصية ودعمهم من خلال التأهيل والتدريب ومن ثم مفاتحة القطاعات العامة والخاصة بهدف توظيفهم .

 

مهام وواجبات الشعبة :-

  1. بناء قاعدة بيانات خاصة بالخريجين في كل كلية من كليات الجامعة , تتضمن أسماء الخريجين واختصاصاتهم ومعدلاتهم والخبرات التي يمتلكونها بالإضافة الى توثيق عناوين سكناهم وأرقام هواتفهم لغرض الاتصال بهم عند الضرورة .
  2. نشر أسماء الخريجين واختصاصاتهم على موقع الجامعة الالكتروني بالتعاون مع مركز الحاسبة الالكترونية , واجراء الاتصالات اللازمة مع الخريجين باستخدام عناوين البريد الالكتروني التي يتم الحصول عليها منهم بعد التخرج .
  3. مخاطبة الشركات والمؤسسات الحكومية والشركات المختلطة والأهلية التي لديها رغبة في تعيين الخريجين , وتزويدهم بخبرات خريجي كلياتنا والسيرة الذاتية لهم.
  4. زج الخريجين بدورات بغرض متابعة التطورات التي تطرا على المناهج في الاقسام والفروع التي تخرجوا منها لكي يستطيعوا مواكبة التطور الحاصل في مجالهم العلمي.
  5. اعداد الاستمارات الإلكترونية الخاصة بتقديم الطلبة او الخريجين للمشاركة في البرامج التأهيلية .
  6. اعداد وتنفيذ البرامج تأهيل القدرات الذاتية لطلبة وخريجي الجامعة والتي تتضمن تطوير المهارات الشخصية و كما يأتي:
  • مهارات كتابة السيرة الذاتية
  • مهارات مقابلة التعيين
  • مهارات التحليل و التواصل مع سوق العمل
  • مهارات ادارة الوقت و التحفيز و المبادرة
  • مهارات التخطيط الذاتي و الثقة بالنفس
  • مهارات تطوير اللغة والحاسوب
  • مهارات التعامل مع الاخرين و القدرة على التكيف
  • برامج الاخلاص في العمل والنزاهة و الاخلاق.
  1. اعداد ندوات وورش عمل تثقيفية تستهدف سوق العمل لغرض اعتماد الاساليب المهنية وفق معايير موضوعة مسبقاً في اختيـار الموظفين وبمــــا يسهــــم بتجاوز موضوع المحسوبيـــة و توضيح آليات اختيــــار الموظف المتقـــــدم للتعيين , فضلا عن تقليل اخطاء تعيين موظفين غير كفؤين في مواقع وظيفية مهمة و التي قد ينتج عنها انهيار مؤسسات بشكل كامل .
  2. اقامت ورش عمل للطلبة ضمن المراحل الاولى للدراسة بهدف توجيههـــــــم وارشادهم الى اهمية الاختصاصات التي قبلوا فيها ضمن الاقسام العلمية والانسانيــــة وبما يسهم في تفاعل الطالب مع تخصصه وتطوير الجانب الابداعي بعد ترسيـــــخ وتوطيد فكرة اهمية التخصص.
  3. متابعة الطلبة بعد تعيينهم في مؤسسات الدولة والقطاع الخاص بهدف وضع المؤشرات التي تساعد في تطوير المناهج الدراسية فضلا عن بيان الاختصاصات الاكثر طلبا ضمن سوق العمل.